Sistema Informativo di Ateneo: verso una nuova Agenda Digitale

L’importanza e la centralità delle tecnologie informatiche per un Ateneo moderno, che aspiri a promuovere conoscenza e innovazione e a formare cittadini e professionisti pronti per un mondo senza confini, sempre più digitale e integrato, sono ormai da tempo riconosciute e condivise da tutta la comunità accademica. Le ultime drammatiche vicende della pandemia, che hanno rimesso in discussione, da molteplici punti di vista, le modalità di organizzazione dei sistemi sociali, culturali e produttivi, giungendo perfino a ridefinire le forme stesse della vita di relazione, hanno dato ulteriore impulso e spessore a questa diffusa consapevolezza, trasformando le tecnologie digitali nello strumento principale del mantenimento di una, pur forzata e spesso innaturale, prosecuzione delle normali attività. Pur nell’attesa, sempre più ansiosamente auspicata, del recupero di una normalità ormai abbandonata da quasi un anno, è ormai radicata e convinta opinione comune che molte delle innovazioni digitali sperimentate in questi mesi continueranno a influenzare i nostri modelli organizzativi in diversi campi. Per quanto riguarda le università, certamente tali innovazioni influiranno, ad esempio, sulle modalità di erogazione della didattica, sullo svolgimento delle riunioni degli organi collegiali, sulle relazioni tra gruppi di ricerca sparsi sul territorio nazionale e mondiale, anche in considerazione degli straordinari investimenti che il Recovery Fund destina alle tecnologie digitali.

In questo contesto, l’Agenda digitale di Ateneo per il prossimo mandato rettorale deve necessariamente prevedere un necessario ammodernamento delle infrastrutture digitali, su cui potranno essere attivati nuove funzioni e servizi digitali in grado di semplificare e de-burocratizzare la macchina amministrativa della nostra istituzione, ponendo anche particolare attenzione al potenziamento dell’offerta didattica, anche mediante strumenti e piattaforme per la didattica a distanza.

Nell’Università di Palermo è da diversi anni presente un’intera Area Amministrativa, oggi denominata Area Sistemi Informativi e Portale di Ateneo (nota con l’acronimo SIA) che, oltre ad avere “la responsabilità della gestione e dell’evoluzione dei Sistemi Informativi d’Ateneo e del Portale di Ateneo”, cura “il mantenimento e sviluppo dei Portali docenti, studenti e quello di back-office finalizzati rispettivamente al supporto della didattica, degli studenti e dei processi amministrativo-gestionali nella gestione delle carriere degli studenti”.

I servizi attualmente offerti dal SIA all’Ateneo godono nel complesso di un elevato livello di gradimento da parte degli studenti e dei docenti, consentendo la rapida ed efficiente gestione di diverse procedure quali, ad esempio, la verbalizzazione degli esami di profitto, la compilazione dei registri delle lezioni, la gestione informatizzata delle carriere delle decine di migliaia di studenti iscritti. Tale positiva valutazione del SIA si è ulteriormente consolidata negli ultimi mesi in conseguenza dell’efficiente gestione del trasferimento su piattaforma informatica della quasi totalità delle attività didattiche dell’Ateneo, resosi necessario in pochissimi giorni all’avvio del lock-down nel marzo scorso e poi sfortunatamente protrattosi fino ai giorni attuali.

In questo quadro complessivamente molto positivo, si rilevano tre principali criticità, che richiedono un’attenzione fortemente orientata al loro rapido superamento:

1) la presenza di una rete WiFi decisamente inadeguata che, in diverse aree dell’Ateneo, assicura una copertura del tutto insufficiente e la sostanziale impossibilità di conseguire il necessario collegamento ai servizi Internet/Intranet;

2) la mancata informatizzazione di diversi servizi, a partire dall’assenza di un efficiente sistema di automatica comunicazione tra le banche dati dell’Ateneo e tra i diversi uffici dell’Amministrazione, causa principale della continua richiesta ai docenti e al personale TAB di informazioni e dati di cui altri rami dell’Amministrazione sono già in possesso, nonché del rallentamento di diverse procedure a causa delle inerzie nel trasferimento degli atti e delle informazioni necessarie;

3) l’introduzione in alcuni casi di procedure informatiche farraginose che, non essendo state progettate con una precisa e chiara volontà di semplificazione e velocizzazione delle attività amministrative e mantenendo una logica burocratica derivante da pregresse implementazioni cartacee, finiscono con l’aumentare il carico di lavoro del personale docente e TAB (un esempio noto a tutti i Coordinatori dei CdS è la gestione informatizzata dei Verbali delle sedute dei Consigli, la cui compilazione per via informatica determina un incremento, piuttosto che una riduzione, del tempo necessario, peraltro con ridotte possibilità di delega a soggetti diversi dal Coordinatore e dal Segretario).

Nella complessiva ottica di ammodernamento del sistema e di superamento delle criticità osservate, sono certamente imprescindibili investimenti in percorsi di formazione destinati al personale docente e TAB al fine di migliorarne le conoscenze digitali necessarie a supportare il processo di innovazione dell’Ateneo.

Le tecnologie digitali, associate alla conoscenza degli aspetti giuridici correlati, anche alla luce delle nuove modalità di lavoro (telelavoro e smart working), dovranno anche essere impiegate per ridisegnare in modo efficace ed efficiente i processi dell’Università e del suo Policlinico universitario, in stretta collaborazione con la governance A.O.U.P.

Alla luce delle ultime determinazioni in ambito ICT dell’AOUP, volte all’utilizzo di sistemi di protocollazione informatica, conservazione sostitutiva a norma di legge e gestione del personale con applicativi uguali a quelli utilizzati dall’Università degli Studi di Palermo, si vuole individuare un ufficio di riferimento, trasversale ai due enti, per il necessario e costante aggiornamento tecnologico dei sistemi, degli applicativi, dei sistemi di identità digitale, dei cruscotti direzionali e del personale sulla scorta delle rispettive necessità e delle indicazioni dell’Agenzia Italiana Digitale (AgID).

Azioni

Ammodernamento delle Infrastrutture Digitali, intervenendo su:

  • Infrastruttura Wi-Fi e Wired a banda ultra-larga, destinando una parte rilevante dei cospicui investimenti attesi nel campo dell’innovazione digitale al suo potenziamento, con l’obiettivo di raggiungere una piena e adeguata copertura;

  • Centro di Elaborazione Dati di Ateneo ed applicativi fruiti in Cloud per garantire l’erogazione senza interruzioni (7 giorni su sette) di tutti i servizi digitali;

  • Riqualificazione dell’infrastruttura ICT di tutte le Aule, con particolare attenzione a quelle Informatiche, puntando a raggiungere nel più breve tempo possibile un completo livello di copertura delle aule dell’Ateneo con le moderne attrezzature di ausilio alla didattica (PC connesso in rete e dotato dei software necessari ai diversi ambiti, LIM, proiettore, tavoletta grafica, telecamere automatizzate, etc.);

  • Ammodernamento del portale Web, da conseguire con il pieno ed effettivo coinvolgimento dei docenti dei settori della Scienza della Comunicazione e delle Associazioni studentesche;

  • Acquisizione dei software necessari per le attività di ricerca e didattiche nei diversi ambiti, anche di tipo laboratoriale, sul modello della recente acquisizione della licenza campus del software MatLab (ad esempio per le attività multimediali in ambito linguistico o per gli ambiti della statistica e della medicina);

  • Maggiore integrazione delle reti e dei servizi informativi dell’Ateneo e dell’AOUP, prevedendo ad esempio l’utilizzo, da parte degli operatori A.O.U.P., delle risorse bibliotecarie digitali dell’Ateneo, la creazione di un’unica rete citofonica VoIP tra Università e A.O.U.P, la realizzazione di sistemi di sicurezza informatica condivisi.

Predisposizione e ulteriore sviluppo di nuove Funzioni e Servizi Digitali:

  • Creazione di un unico database centralizzato che, acquisendo automaticamente i dati dagli altri database esistenti (OffWeb, CSA, IRIS, etc.) correli tutte le informazioni legate ad un singolo studente, docente o TAB;

  • Implementazione dei fascicoli elettronici degli studenti e dei dipendenti per la gestione informatizzata della carriera didattica e amministrativa dei primi e della carriera amministrativa dei secondi, in chiave conforme alle indicazioni del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), con processi completamente dematerializzati e posti in conservazione sostitutiva a norma di legge;

  • Radicale intervento sulle procedure di gestione delle segreterie studenti prevedendo l’allineamento della nostra istituzione alla maggioranza degli altri Atenei italiani nell’utilizzo delle piattaforme più diffusa, anche per assicurare un più fluido dialogo con le banche dati del MIUR. Tali interventi dovranno comunque essere sempre subordinati al raggiungimento del più elevato livello di elasticità di gestione dei servizi, evitando che i sistemi informativi si trasformino, come spesso in passato avvenuto, in “gabbie” che impediscono l’effettiva applicazione delle delibere assunte dal Senato Accademico e dagli altri Organi Accademici competenti;

  • Ulteriore aggiornamento e potenziamento dell’app MyUniPa per assicurare la piena fruizione di tutti i servizi legati alla carriera amministrativa e didattica dello studente, integrato con un sistema di e-learning professionale (analogo a quello in utilizzo da parte delle università telematiche), estendendone l’utilizzo anche al personale docente e TAB dell’Ateneo per corsi di formazione e offerta di servizi;

  • Previsione di una assistenza telematica e telefonica all’utenza che si prevede di erogare dalle 9:00 alle 19:00 in ogni giorno feriale, da lunedì a sabato.

  • Implementazione di un cruscotto direzionale, basato su data warehouse, finalizzato al monitoraggio in tempo reale degli indicatori di performance della Didattica, della Ricerca, della Terza Missione e della gestione amministrativa e finanziaria, che assicuri una piena ed immediata fruizione, in primis, a tutti i componenti degli Organi Centrali di Governo (SA, CdA, NdV, PQA);

  • Produzione (entro metà mandato) di un Testo Unico Aggiornato (Unipa-TUA) fruibile online sul modello del portale www.normattiva.it, con aggiornamenti evidenziati e collegamenti ipertestuali (link) alle relative delibere di Senato Accademico e CdA, Decreti Rettorali, norme di legge, sezioni FAQ e casi studio esemplificativi, con l’accorpamento dei Regolamenti per macrotemi (Didattica, Ricerca, Personale, ecc), eliminando tutti i “conflitti procedurali” e riducendo i passaggi necessari alla definizione di una pratica o di un percorso autorizzativo. Tale intervento sarà sviluppato in coerenza con le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” del Settembre 2020 e con il Piano Triennale per l’Informatica nella PA dell’Agosto 2020 dell’AgID (Cfr. Scheda sulla Semplificazione dei processi amministrativi).

  • Definizione di una precisa mappatura dei processi e dei flussi dei diversi iter amministrativi per garantire una precisa determinazione a priori dei tempi di tutte le procedure ed una effettiva verifica dell’andamento di ciascun flusso di lavoro, nell’ottica della piena trasparenza dell’azione amministrativa;

  • Potenziamento dell’attuale dotazione organica di personale altamente qualificato in ambito ICT per assicurare una efficace ed efficiente erogazione di servizi, divenuti oggi indispensabili, anche a seguito dell’emergenza sanitaria.

  • Creazione di un’infrastruttura di rete per la telemedicina (Cfr. Scheda sul Policlinico in preparazione)

Strumenti e Piattaforme per la Didattica a Distanza

  • Potenziamento degli strumenti e le piattaforme per la didattica a distanza, anche in modalità blended (mista), pur senza offuscare una delle missioni principali dell’Ateneo, che è quella di fornire conoscenza in presenza basandosi sul contatto diretto tra le diverse componenti della Comunità Accademica.

  • Valorizzazione degli strumenti per l’e-learning fruibili in cloud, ulteriormente incentivando i docenti al loro utilizzo per il deposito e la diffusione del materiale didattico integrativo, nonché per la verifica dell’apprendimento.

  • Promozione, anche attraverso l’implementazione di strumenti di didattica innovativa ed inclusiva, di una maggiore partecipazione degli studenti che oggi incontrano difficoltà ad inserirsi nel mondo della formazione universitaria, per ragioni legate alla disabilità o ad altre forme di difficoltà oggettive alla partecipazione in presenza, inclusi i problemi di reddito che ostacolano l’accesso all’istruzione.

Nuove Infrastrutture per la Ricerca e la Terza Missione

Realizzazione di una completa fusione ed interazione delle risorse di calcolo e di storage delle strutture centrali e dipartimentali dell’Ateneo, per creare un’unica struttura integrata su un modello a rete che favorisca la fruizione di servizi ad hoc e personalizzati per il potenziamento delle attività di Ricerca e di Terza Missione (consentendo, ad esempio, l’accesso di ogni docente alle risorse di calcolo presenti in altre strutture dell’Ateneo). La collezione strutturata e organizzata di dati e di risorse di calcolo costituisce un importante strumento per moltissimi ambiti della ricerca (certamente in ingegneria, in medicina/biologia/chimica, ma anche in ambito sociale ed umanistico), da valorizzare sviluppando una serie di servizi cloud che offrano spazio di storage strutturato, potenze di calcolo, soluzioni per analisi intelligente di dati, da offrire ai ricercatori per le attività di ricerca e terza missione (costituzione di banche dati, repository, sistemi di calcolo performanti, sviluppo di algoritmi ad hoc, supporto a spin-off, conto terzi, etc.). I suddetti servizi cloud sfrutteranno le nuove infrastrutture digitali dei Dipartimenti e, possibilmente, di un nuovo centro per il calcolo ad alte prestazioni, appositamente progettato e realizzato. I costi di tale infrastruttura dovrebbero essere compensati dalle revenue derivanti dall’effettivo utilizzo da parte dei ricercatori nell’ambito delle iniziative di ricerca e terza missione.

Tale azione, insieme agli altri interventi di potenziamento previsti, potrà permettere al SIA di candidarsi presso l’AgID a Polo Strategico Nazionale, rientrando così nella rete dei datacenter autorizzati a svolgere servizi anche per enti esterni (Comune, Regione, etc.) e per i singoli cittadini (per esempio, per la prenotazione degli esami diagnostici presso l’AOUP) nell’ambito delle attività di Terza Missione.

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2 pensieri riguardo “Sistema Informativo di Ateneo: verso una nuova Agenda Digitale

  • Gennaio 13, 2021 in 8:25 am
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    Richiamo l’attenzione sulla neessità di tutelare l’archiviazione a lungo termine, dapprima per le necessità correnti e poi per supportare anche la ricerca storiografica. La comunità degli archivisti professionisti ha già affrontato in profondità il tema, che riguarda tanto i prodotti della ricrca e della didattica quanto le attività di gestione (le difficoltà incontrate per rintracciare documentazione su pratiche ancora aperte, anche se riferite ad atti di pochi anni fa, sono note). Altri Atenei italiani hanno già sviluppato pratiche di eccellenza, e sarà bene aprire un confronto anche con loro, oltre che coi docenti universitari di Archivistica informatica (p. es. la prof. Maria Guercio di Roma “La Sapienza”: https://www.lettere.uniroma1.it/users/maria-guercio).

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  • Maggio 22, 2021 in 2:48 pm
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    In un universo complesso, le uniche entità destinate ad emergere e permanere sono quelle in grado di compiere processi adattativi che in maniera selettiva le rendano efficacemente, efficientemente ed effettivamente adatte al proprio ambiente.
    Come un organismo vivente l’università deve svolgere le proprie missioni.
    Le gabbie in cui risultano inquadrati i procedimenti amministrativi o le attività di ricerca hanno spesso avuto un’unica ragion d’essere nei pregressi limiti all’adattamento.
    Ad esempio, un nuovo centro per il calcolo ad alte prestazioni non può non prendere atto che il 100% dei computer più potenti del mondo, usino software libero, sia nel sistema operativo (Linux) che per l’elaborazione dei dati (Hadopi, docker, eccetera. Fonte Top500.org)
    Ma la scelta di usare poi nell’attività quotidiana sistemi chiusi e proprietari, ovviamente non fluidifica il flusso osmotico delle competenze fra chi svolge attività di ricerca e chi la gestisce.
    E non aiuta ad aprire le menti nè di chi attualmente lavora in tali campi, nè di chi vi lavorerà a breve.
    La cristallizazione del sistema dei brevetti, ad esempio sui vaccini e il software, in contrapposizione alla libertà delle licenze pubbliche come la Creative Commons e la GPL, si manifesta come una cancrena insanabile, fino alla sua rimozione.

    Conviene che perisca uno dei tuoi membri, piuttosto che tutto il tuo corpo vada a finire nella Geenna.
    Matteo 5,30 edizione italiana CEI

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