Semplificazione, Efficienza e Dinamicità per un Ateneo moderno e competitivo

Nell’ultimo decennio, nel comparto della pubblica amministrazione è prevalso un approccio regolativo e conformativo che ha introdotto regole e procedure che, invece di rendere più efficiente il sistema, hanno fortemente rallentato e reso più complesse anche le più routinarie attività amministrative quali ad esempio la gestione dei bandi o gli acquisti di beni e servizi. In ambito accademico sono stati anche introdotti sistemi di valutazione che hanno comportato la necessità di monitorare tutte le attività istituzionali attraverso dati e informazioni (in molti casi già presenti in diverse banche dati accessibili allAteneo ma non sempre interconnesse fra loro) la cui raccolta comporta una continua richiesta a docenti e personale TAB di compilazione di moduli spesso ridondanti.

Di contro, lacquisto di software gestionali creati da terzi con l’intento di realizzare il cosiddetto cruscotto direzionale si è rivelato in diverse occasioni una soluzione poco adattabile ai continui cambiamenti delle esigenze di monitoraggio e gestione. Tutto questo ha introdotto nel nostro sistema universitario un livello di complessità ancora più elevato e che ha reso molto più lunghe le normali procedure amministrative, oltre a costringere il personale a dedicare un tempo sempre crescente ad incombenze burocratiche.

L’insostenibilità di tale sistema gestionale nelle Pubbliche Amministrazioni, ed alcuni recenti atti del MUR che indirizzano verso una maggiore semplificazione lo confermano appieno, è diffusamente percepita dagli addetti ai lavori. L’Ateneo deve cogliere le opportunità di questo quadro in positiva evoluzione, intervenendo con decisione per adottare una cultura della performance e del risultato riducendo al minimo la complessità delle procedure e la loro durata, considerando il tempo impiegato per definire una pratica come una voce di costo, al pari di quella delle ore-uomo, oggi spesso eccessive, impegnate.

Per la natura intrinsecamente variegata delle esigenze di un Ateneo complesso e diversificato come il nostro, la peculiarità delle più varie situazioni (richieste studenti, gestione progetti, incompatibilità, acquisto di beni e servizi, ecc.) non può sempre trovare uno specifico riferimento nella normativa nazionale o nei regolamenti interni, ma ciò non deve costituire un alibi per un allungamento dei tempi, per interpretazioni restrittive o per il rigetto di istanze che provengono dalla volontà e capacità del personale di concorrere al progresso dell’Ateneo. Il rischio, infatti, è quello di ridurre notevolmente l’efficienza del sistema amministrativo-gestionale dell’Ateneo, limitandone la competitività verso l’esterno, sottraendo tempo prezioso alle prioritarie attività istituzionali di didattica, ricerca e terza missione ed inducendo stanchezza e frustrazione, anche nei soggetti più motivati, in misura proporzionale all’impegno profuso da ciascuno (studenti, personale TAB, docenti) nello studio, nellamministrazione, nella didattica, nella ricerca e nella disseminazione dei risultati.

OBIETTIVI

In questo quadro, è necessario evitare che ladeguamento alle norme di legge e alle disposizioni dei diversi Ministeri, nella cui sfera di competenza rientrano le funzioni e le attività istituzionali del nostro Ateneo, venga aggravato dallintroduzione di vincoli ulteriori rispetto a quelli di legge o dalla previsione di un numero eccessivo di passaggi procedurali tra organi, strutture ed uffici diversi. Bisognerà adeguare lorganizzazione amministrativa alla tempestività e alla qualità dell’azione, garantendo la definizione di tempistiche ridotte e uniformi in Ateneo.

La responsabilità di un procedimento non dovrà essere esclusivamente legata alla verifica della sua perfetta corrispondenza alla normativa regolamentare, ma dovrà includere la capacità di assumere decisioni anche per i casi non considerati nei regolamenti, evitando ogni interpretazione restrittiva non esplicitamente prevista dalla legge. Naturalmente, tale necessaria assunzione di responsabilità amministrativa deve essere accompagnata da una governance che la tuteli e la accompagni, nella convinzione che ogni ramo dell’Amministrazione agisce in sinergia per il medesimo obiettivo.

Inoltre, un ateneo dinamico e funzionale deve agevolare la più efficace comunicazione fra uffici/aree, garantendo la massima possibilità di monitoraggio dello stato delle pratiche (in lavorazione, in approvazione, alla firma, ecc.) e delle informazioni relative al personale/ufficio coinvolto nella corrente fase di lavorazione.

Dovrà essere ridotta al minimo l’assegnazione al corpo docente di compiti di carattere amministrativo, agevolando, al contrario, i ricercatori e i professori nel loro impegno sulle attività didattiche, di ricerca e di terza missione in un’ottica collaborativa con gli Uffici nel rispetto delle reciproche preziose competenze. Una migliore organizzazione e gestione dei dati dovrà, infine, consentire di superare la continua richiesta di informazioni già in possesso dell’Amministrazione o reperibili da banche dati di pubblico accesso.

AZIONI

Realizzazione di una piattaforma/database di Ateneo progettata attraverso le competenze informatiche interne e che, interfacciandosi automaticamente con le diverse altre piattaforme esistenti (IRIS, CSA, OffWeb, PURE, U-GOV etc.) o, ove necessario, attraverso l’immissione dei dati da parte degli Uffici amministrativi, consenta all’Ateneo di accedere a tutte le informazioni relative alle attività istituzionali svolte, prevedendo l’esplicito divieto per tutti gli Organi ed Uffici di richiedere informazioni già comunicate o rese disponibili precedentemente o con altra modalità.

Revisioni di Regolamenti Interni soggetti a pareri ministeriali:

Il Regolamento per lAmministrazione la Finanza e la Contabilità, le cui modifiche sono soggette a preventivo parere ministeriale, è stato recentemente modificato nel Titolo IV (Attività Negoziale), ma per il resto ha sostanzialmente mantenuto limpianto complessivo della sua entrata in vigore nel 2015. Pertanto, alla luce di più di cinque anni di rodaggio, si rende necessaria una revisione nella direzione di semplificare i passaggi autorizzativi, in particolare per storni e variazioni di bilancio che riguardano le strutture decentrate e che necessitano di una estrema rapidità di intervento per non pregiudicare la continuità delle attività istituzionali, specialmente se legate a scadenze progettuali.

Revisione dello Statuto per consentire la delega di funzioni, non esclusivamente di carattere istruttorio, da parte dei Consigli di Dipartimento alle rispettive Giunte.

Accorpamento e Revisioni di Regolamenti Interni

Con lobiettivo di lungo termine di produrre un Testo Unico Aggiornato (Unipa-TUA) fruibile online sul modello del portale www.normattiva.it con aggiornamenti evidenziati e collegamenti ipertestuali (link) alle relative delibere di Senato Accademico e CdA, Decreti Rettorali, norme di legge, sezioni FAQ e casi studio esemplificativi, sarà prioritario provvedere allaccorpamento dei Regolamenti per macrotemi (Didattica, Ricerca, Personale, ecc), eliminando tutti i conflitti procedurali” e riducendo i passaggi necessari alla definizione di una pratica o di un percorso autorizzativo. In questa fase sarà fondamentale la ricognizione di tutti i casi che hanno comportato ritardi o difficoltà di interpretazione normativa, facendo tesoro delle soluzioni proposte e risultate efficaci (best practices).

Revisione del Regolamento per l’assegnazione delle borse di studio post-laureame del Regolamento per il conferimento di assegni per la collaborazione ad attività di ricercaper eliminare ogni vincolo non previsto dalla legislazione vigente e ridurre il numero di passaggi autorizzativi, che possono essere concentrati tutti sulla struttura che bandisce la posizione limitando i ripetuti scambi (ed inevitabili allungamenti dei tempi) fra Dipartimenti ed Amministrazione centrale.

Revisione del Regolamento per la gestione delle risorse derivanti dai progetti finanziati da programmi internazionali, comunitari, nazionali e regionalie del Regolamento per la partecipazione a programmi di finanziamento regionali, nazionali, comunitari e internazionalicon l’obiettivo di rendere più facile ed incentivante la progettualità (indispensabile per il reperimento delle preziose risorse esterne) ripensando le verifiche dei prerequisiti ed il meccanismo della polizza fideiussoria e revisionando i criteri di utilizzo delle risorse finanziarie a favore dei dipartimenti che formulano le proposte progettuali, eseguono e gestiscono tutte le attività previste con piena assunzione di responsabilità.

Revisione del Regolamento in materia di regime delle incompatibilità per i Professori ed i Ricercatori e sui criteri e le procedure per il rilascio dellautorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni, eliminando ogni divieto, incompatibilità o obbligo di comunicazione non esplicitamente previsto dalla normativa vigente.

Procedure e altri interventi

Aggiornamento della mappatura di tutte le incombenze burocratiche richieste al personale docente e TAB dell’Ateneo per eliminare quelle non necessarie, semplificare quelle indispensabili, fornire adeguato supporto logistico e di personale in funzione della complessità del procedimento e verificare che la digitalizzazione dei processi non si traduca mai in un incremento degli oneri imposti al personale.

Introduzione e massimizzazione dellutilizzo, nelle procedure che lo consentono, del silenzio assenso con tempistiche ridotte al minimo (3-5 giorni lavorativi) per rispondere a richieste via mail di nulla osta/preautorizzazione/ecc.

Potenziamento della formazione del personale sul lavoro in documenti condivisi su cloud e revisione di tutte le procedure amministrative per garantire, ove possibile, che quando sono previsti più passaggi da Uffici e Organi diversi, ciascun soggetto possa svolgere le proprie attività in parallelo agli altri colleghi coinvolti, ottimizzando così la tempistica complessiva del procedimento.

Revisione delle procedure di acquisto per consentire l’uso diffuso delle Carte di Credito (da assegnare alla disponibilità di ogni Centro di Spesa dell’Ateneo), il libero accesso nell’ambito delle norme vigenti agli acquisti via Internet, la più precisa definizione dell’utilizzo del Fondo Economale limitando i margini di discrezionalità degli economi dei diversi centri di spesa.

Estensione delle competenze del Provveditorato di Ateneo con funzione di centrale acquisti anche di beni e servizi fruibili dai Dipartimenti evitando la parcellizzazione degli interventi e riducendo il dispendio di risorse impegnate in procedure di gare della stessa tipologia (pulizia, smaltimento rifiuti speciali, manutenzione impianti per la sicurezza, cappe di aspirazione, gas tecnici, arredi, attrezzature informatiche, ecc.).

Predisposizione di una modulistica uniforme, aggiornata e disponibile in diverse lingue per la gestione di procedure internazionali.

Predisposizione di una modulistica virtuale (per richieste interne) compilabile da portale docente con recupero automatico delle informazioni personali necessarie.

Formazione ed incentivazione del personale delle segreterie didattiche centrali e dipartimentali per il pieno supporto ai docenti e ai coordinatori dei corsi di studio in merito alle procedure di carattere amministrativo (stesura verbali, nulla osta, predisposizione decreti, ecc.) attraverso il backoffice che attualmente non consente ai segretari didattici di accedere alle pratiche studenti con le stesse modalità dei coordinatori.

Introduzione, come Obiettivi per l’assegnazione delle indennità di funzione a tutti i Responsabili coinvolti, del rispetto di una tempistica massima definita e definizione, nella valutazione della performance, di indicatori personaletempo necessario al fine di gratificare il personale attivamente impegnato nella velocizzazione delle procedure.

Attribuzione di una specifica delega rettorale per il monitoraggio dell’efficienza e tempestività delle procedure di Ateneo e la ricezione e smistamento agli Organi competenti delle segnalazioni e delle proposte provenienti da docenti, personale TAB o strutture centrali e decentrate finalizzate al superamento di criticità individuate o comunque al miglioramento dell’efficienza.

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4 pensieri riguardo “Semplificazione, Efficienza e Dinamicità per un Ateneo moderno e competitivo

  • Ottobre 8, 2020 in 3:07 pm
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    Non posso che concordare con le premesse e con le linee di azione proposte. Faccio alcuni commenti su aspetti che ritengo salienti:
    Informazioni e Testo Unico di Ateneo
    Nell’era digitale nella quale viviamo, sarebbe scontato che di ogni informazione fornita esistesse una traccia e una facile fruibilità successiva. Al contrario, si sono moltiplicate banche dati e richieste multiple anche da uffici periferici che fanno proliferare, a loro volta, richieste di dati già noti e, paradossalmente, perdita di informazioni. Ciò che riguarda la vita dell’Ateneo, i monitoraggi degli indicatori, i docenti, la produzione scientifica, la didattica, la ricerca, dovrebbero progressivamente confluire in un UNICO database centrale consultabile da diversi soggetti con differenti privilegi di accesso secondo le funzioni ricoperte. IRIS e altri database che consentono una visione sinottica dello stato di una determinata attività, sono un ottimo punto di partenza ma, ripeto, il database dovrebbe essere unico e valido per tutti e tutte le strutture, evitando così eventuali difformità o errori nell’input moltiplicato delle medesime informazioni.
    In quest’ottica, non posso che vedere favorevolmente l’adozione di un Testo Unico di Ateneo che vada costantemente e tempestivamente aggiornato con le numerose modifiche che si verificano con le delibere degli organi di governo durante ogni anno accademico. In questo modo, tutti i “cittadini” di UNIPA possono in un unico documento avere contezza di didattica, ricerca, missioni, rimborsi, ordini, adunanze e tutto quello che norma la vita accademica.

    Tempi
    I tempi per la gestione delle pratiche devono essere certi. UNIPA dovrebbe dotarsi di una carta dei servizi nella quale viene riportato il tempo per la gestione delle pratiche: ordini, bandi, reclami, segnalazioni…
    Il meccanismo di stimolo all’efficienza dovrebbe essere premiale e non punitivo. In altre parole, chi rimane al di sotto dei tempi indicati riceve un premio, chi invece è al di sopra degli obiettivi mantiene lo stipendio base.

    Delibere e deleghe agli OOCC
    È giustamente evidenziato come spesso ci sono delibere multiple su medesimi temi. Per ogni azione amministrativa si dovrebbe trovare UN organo di riferimento (es. Dipartimento) che ha potere di delibera e di esecuzione. Fatti salvi gli obblighi di legge, gli altri organi di Ateneo, solo se di livello superiore al deliberante, devono deliberare sullo stesso tema solo se in difformità con l’organo di riferimento. Diversamente, pubblicata la delibera all’albo o altro sito equivalente, questa diventa esecutiva, a cura dell’organo di riferimento, se non vi sono opposizioni entro un tempo stabilito. In questo modo, atti come ad esempio borse o assegni di ricerca potrebbero essere interamente affidati ai Dipartimenti, fino all’eventuale atto finale di firma del Rettore, con enorme risparmio di tempo.

    Fondo economale
    Nell’ovvio rispetto delle disposizioni di legge, il fondo economale va potenziato e capillarizzato, diventando un importante strumento per gestire rapidamente emergenze o interventi di piccola entità. Va espanso al massimo, sempre ottemperando alla legge, il limite di utilizzo sia in termini di spesa sia in termini di tipologia di merci (e magari anche servizi) acquistabili.

    Modulistica
    Nell’ottica di avere un regolamento unitario, è anche necessaria una modulistica unitaria, semplice e personalizzabile da ogni Dipartimento solo applicando il proprio logo e sigla. Questo permetterebbe una semplificazione nel flusso di informazioni che oggi causa rallentamenti quando a dialogare sono soggetti appartenenti a dipartimenti diversi su borse, assegni, ordini.

    Addendum: sito di Ateneo
    A proposito di semplificazioni, mi sembra il caso che anche il sito di Ateneo venga progressivamente ripensato e reso più fruibile da tutti gli utenti, dagli studenti ai docenti al personale. Oggi è complicato trovare una informazione un decreto rettorale, una delibera di SA o CdA, un regolamento. Il motore di ricerca del sito non è efficiente, l’organizzazione delle homepage tematiche, ancorché uniforme, non è affatto user-friendly. Va quindi ripensata l’architettura del sito, certamente prendendo spunti da siti di altri Atenei ma adattando le pagine e sottopagine alla nostra realtà locale. Forse proprio l’architettura del sito potrà fare da guida alla complessiva semplificazione della giungla di norme che anziché guidarci, spesso ci ostacolano.

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  • Novembre 2, 2020 in 6:57 pm
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    mi collego alla affermazione
    “Dovrà essere ridotta al minimo l’assegnazione al corpo docente di compiti di carattere amministrativo, agevolando, al contrario, i ricercatori e i professori nel loro impegno sulle attività didattiche, di ricerca e di terza missione in un’ottica collaborativa con gli Uffici nel rispetto delle reciproche preziose competenze”
    per sottolineare che questa riduzione di impegno deve riguardare anche le questioni gestionali della didattica e di tutto quello che ruota attorno ad essa, con l’eccezione dei contenuti. Mi riferisco all’orientamento, al tutorato e ai test di accesso, ai tirocini, ecc… Mi è capitato spesso di partecipare ad incontri nazionali su questi argomenti e scoprire, con mia grande sorpresa, che alcuni atenei (non tutti in verità) aveva mandato in loro rappresentanza non un docente, ma un amministrativo. Mi faceva particolarmente piacere notare come il soggetto fosse motivato e profondamente coinvolto nelle problematiche di cui si parlava.

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  • Novembre 8, 2020 in 9:58 am
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    Parto dal commento di Roberto Scaffaro che condivido pienamente.
    In particolare la parte sugli acquisti tramite fondo economale, l’acquisto con scontrino parlante e rimborso è uno strumento che, nella società attuale, può portare in tantissimi casi a considerevoli risparmi per l’amministrazione non solo di costo d’acquisto di beni e servizi, ma soprattutto di ore di lavoro. Occorre dare indicazioni chiare, univoche, ben definite, che permettano al docente di procedere con l’acquisto di quanto consentito dalla legge con queste modalità senza poi incappare in procedure cervellotiche di verifica.

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